En Collective Academy estamos buscando a nuestro próximo Administrative Assistant. Si te apasiona el futuro del aprendizaje y el desarrollo de talento, y quieres sumarte a una de las startups más innovadoras de Latinoamérica, esta vacante es para ti.

Somos una consultora de transformación de talento que ayuda a las organizaciones a desarrollar las habilidades de liderazgo necesarias para prosperar en un mundo impulsado por la IA mediante programas de aprendizaje innovadores, accionables y flexibles.

Reportarás a uno de nuestros Gerentes de programas corporativos y trabajarás de cerca con el equipo de Administración y finanzas.

¿Qué se espera del rol?
Tu misión será hacer que todo funcione detrás de escena para que el equipo de programas corporativos pueda enfocarse en lo más importante: diseñar y operar experiencias de aprendizaje de alto impacto.

La expectativa para este rol es anticipar todo lo que el equipo va a necesitar antes de que se convierta en una necesidad o un problema, y lo resuelva con orden, criterio y atención al detalle.
Serás la persona que mantiene la operación administrativa corriendo sin fricción, incluso en momentos de alta demanda, coordinando múltiples frentes y asegurando que nada se caiga.

Es un rol de servicio y soporte crítico para la excelencia operativa del equipo.

Tus responsabilidades clave serán:

1. Mantener la operación financiera y administrativa en orden
   Gran parte de tu impacto estará en asegurar que todo lo que toca finanzas fluya correctamente, sin errores ni retrasos. Esto implica:

   • Dar seguimiento a facturación con clientes

   • Procesar reembolsos y llevar el control de gastos del equipo

   • Apoyar en pagos, altas y coordinación con el área de Finanzas

   • Asegurar que la información administrativa esté organizada y actualizada
     
     

2. Gestionar la logística de viajes del equipo y mentores
   Serás responsable de que cada viaje esté perfectamente organizado, desde la planeación hasta el cierre.

   • Compra de vuelos y reservaciones de hospedaje

   • Coordinación de traslados y logística local o internacional

   • Reservaciones de restaurantes cuando sea necesario

   • Seguimiento y facturación posterior a los viajes

   • Resolución de imprevistos en tiempo real
     
     

3. Apoyar en la organización y ejecución de eventos y programas
   Te asegurarás del éxito de los eventos internos del equipo.

   • Organización de offsites y team buildings

   • Coordinación logística en tiempo real
     
     

4. Ser el soporte operativo del equipo B2B
   Tu trabajo permitirá que el equipo se enfoque en el cliente y en la experiencia de aprendizaje.

   • Agendar reuniones complejas (múltiples personas y zonas horarias)

   • Coordinar logística para sesiones y programas

   • Apoyar en la compra y envío de materiales necesarios

   • Mantener archivos y sistemas administrativos en orden
     
     

5. Adaptarte a las necesidades del equipo
   En momentos de alta demanda, tu flexibilidad será clave.

   • Apoyo presencial en eventos y sesiones de aprendizaje

   • Apoyo al equipo de experiencia en operación de programas presenciales y en línea

   • Posible administración de la oficina en el futuro

¿Qué necesitas para ser exitoso en este rol?
Buscamos a una persona con una mentalidad proactiva y de servicio, junto con la capacidad comprobada de manejar proyectos complejos con autonomía y orden.

• Ownership y accountability: Hacerse responsable de sus proyectos de principio a fin, anticipar lo que el equipo va a necesitar, dar seguimiento sin recordatorios y resolver problemas de forma autónoma.
  Organización y atención al detalle: Manejar múltiples tareas y prioridades sin perder el control, ser meticuloso/a con la información, los números y los procesos, y detectar errores antes de que se conviertan en problemas.

• Ejecución impecable: Cumplir en tiempo y forma de manera consistente, asegurando que las cosas queden bien hechas desde la primera vez y manteniendo altos estándares de calidad incluso en tareas operativas.

• Mentalidad de servicio: Disfrutar apoyar a otros, entender que su rol es habilitar al equipo y adaptarse con flexibilidad a distintas necesidades y momentos de alta demanda.

• Comunicación: Comunicarse de forma clara, profesional y oportuna, coordinarse eficazmente con múltiples personas y áreas, y manejar información administrativa con precisión.

• Adaptabilidad: Sentirse cómodo/a en entornos dinámicos y cambiantes, aprender con rapidez y ajustarse a nuevas prioridades.

• Dominio de herramientas digitales: Manejar G Suite (Docs, Sheets, Calendar, Slides), Slack, Zoom y Microsoft Teams. Conocer herramientas de inteligencia artificial es un plus.
  Inglés a nivel básico es preferido.

• Experiencia: Contar con experiencia comprobable en roles administrativos u operativos, incluyendo coordinación logística (viajes, eventos o proyectos con múltiples frentes) y gestión de procesos administrativos y financieros (facturación, gastos, reembolsos).

• Disponibilidad: Vivir en CDMX (indispensable para eventos presenciales) y poder viajar ocasionalmente (3 a 4 veces al año, 2-5 días por viaje) dentro de México.

Lo que puedes esperar de Collective:

• Salario competitivo

• Esquema de contratación: Régimen de Sueldos y Salarios

• Seguro de gastos médicos mayores

• Estipendios de trabajo remoto y aprendizaje

• Esquema de trabajo híbrido

• Formar parte de un equipo que valora a las personas y su potencial de crecimiento

• Desarrollo de carrera y mentoría de algunos de los más altos ejecutivos, emprendedores e inversionistas de Latinoamérica

Ubicación:
Indispensable radicar en Ciudad de México.
Collective opera bajo un esquema híbrido: deberás asistir a eventos presenciales con clientes y el equipo (en algunas ocasiones en fines de semana). En el futuro, es posible que regresemos a un esquema presencial.

¿Cómo aplicar?
Si te interesa aplicar, por favor, completa el siguiente formulario.

¡Gracias!